PersonalCorpus 版 (精华区)

The process of applying for jobs, internships, and graduate/professional 
programs often requires a personal statement or application letter. This 
type of writing asks writers to outline their strengths confidently and 
concisely, which can be challenging.

Though the requirements differ from application to application, the purpose 
of this type of writing is to represent your goals, experiences and 
qualifications in the best possible light, and to demonstrate your writing 
ability. Your personal statement or application letter introduces you to 
your potential employer or program director, so it is essential that you 
allow yourself enough time to craft a polished piece of writing.

1) PREPARE YOUR MATERIALS

Before you sit down to write, do some preparation in order to avoid 
frustration during the actual writing process. Obtain copies of documents 
such as transcripts, resumes and the application form itself; keeping them 
in front of you will make your job of writing much easier. Make a list of 
important information, in particular names and exact titles of former 
employers and supervisors, titles of jobs you have held, companies you have 
worked for, dates of appropriate work or volunteer experiences, the duties 
involved etc. In this way, you will be able to refer to these materials 
while writing in order to include as much specific detail as possible.

2) WRITE A FIRST DRAFT

After you have collected and reviewed these materials, it is time to start 
writing. The following is a list of concerns that writers should keep in 
mind when writing a personal statement/application letter.

Answer the Question: A major problem for all writers can be the issue of 
actually answering the question being asked. For example, an application 
might want you to discuss the reason you are applying to a particular 
program or company. If you spend your entire essay or letter detailing your 
qualifications with no mention of what attracted you to the company or 
department, your statement will probably not be successful. To avoid this 
problem, read the question or assignment carefully both as you prepare and 
again just prior to writing. Keep the question in front of you as you 
write, and refer to it often.

Consider The "I" Problem: This is a personal statement; using the first 
person pronoun "I" is acceptable. Writers often feel rather self-conscious 
about using first person excessively, either because they are modest or 
because they have learned to avoid first and second person ("you") in any 
type of formal writing. Yet in this type of writing using first person is 
essential because it makes your prose more lively. Using third person can 
result in a vague and overly wordy essay. While starting every sentence 
with "I" is not advisable, remember that you and your experiences are the 
subject of the essay.

Avoid Unnecessary Duplication: Sometimes a writer has a tendency to repeat 
information in his or her personal statement that is already included in 
other parts of the application packet (resume, transcript, application 
form, etc.). For example, it is not necessary to mention your exact GPA or 
specific grades and course titles in your personal statement or application 
letter. It is more efficient and more effective to simply mention academic 
progress briefly ("I was on the Dean's List" or "I have taken numerous 
courses in the field of nutrition") and then move on to discuss appropriate 
work or volunteer experiences in more detail.

Make Your Statement Distinctive: Many writers want to make their personal 
statements unique or distinctive in some way as a means of distinguishing 
their application from the many others received by the company or program. 
One way to do this is to include at least one detailed example or anecdote 
that is specific to your own experience--perhaps a description of an 
important family member or personal moment that influenced your decision to 
pursue a particular career or degree. This strategy makes your statement 
distinctive and memorable.

Keep It Brief: Usually, personal statements are limited to 250-500 words or 
one typed page, so write concisely while still being detailed. Making sure 
that each paragraph is tightly focused on a single idea (one paragraph on 
the strengths of the program, one on your research experience, one on your 
extracurricular activities, etc.) helps keep the essay from becoming too 
long. Also, spending a little time working on word choice by utilizing a 
dictionary and a thesaurus and by including adjectives should result in 
less repetition and more precise writing.

Personal Statement Format
As mentioned before, the requirements for personal statements differ, but 
generally a personal statement includes certain information and can follow 
this format (see following model).

Introduction 

Many personal statements begin with a catchy opening, often the distinctive 
personal example mentioned earlier, as a way of gaining the reader's 
attention. From there you can connect the example to the actual 
program/position for which you are applying. Mention the specific name of 
the program or company, as well as the title of the position or degree you 
are seeking, in the first paragraph.


Detailed Supporting Paragraphs 
Subsequent paragraphs should address any specific questions from the 
application, which might deal with the strengths of the program/position, 
your own qualifications, your compatibility with the program/position, your 
long-term goals or some combination thereof. Each paragraph should be 
focused and should have a topic sentence that informs the reader of the 
paragraph's emphasis. You need to remember, however, that the examples from 
your experience must be relevant and should support your argument about 
your qualifications.

Conclusion 

Tie together the various issues that you have raised in the essay, and 
reiterate your interest in this specific program or position. You might 
also mention how this job or degree is a step towards a long-term goal in a 
closing paragraph. An application letter contains many of the same elements 
as a personal statement, but it is presented in a business letter format 
and can sometimes be even shorter and more specific than a personal 
statement. An application letter may not contain the catchy opening of the 
personal statement but instead includes detailed information about the 
program or position and how you found out about it. Your application letter 
usually refers to your resume at some point. Another difference between a 
personal statement and an application letter is in the conclusion, which in 
an application letter asks for an interview.

3) REVISING THE PERSONAL STATEMENT/APPLICATION LETTER

Because this piece of writing is designed to either get you an interview or 
a place in a graduate school program, it is vital that you allow yourself 
enough time to revise your piece of writing thoroughly. This revision needs 
to occur on both the content level (did you address the question? is there 
enough detail?) and the sentence level (is the writing clear? are the 
mechanics and punctuation correct?). While tools such as spell-checks and 
grammar-checks are helpful during revision, they should not be used 
exclusively; you should read over your draft yourself and/or have others do 
so.